ผู้ดูแลการชำระเงิน

วันแรก

ตั้งแต่เข้าสู่ระบบจนถึงตรวจสลิปใบแรกจนจบ อ่านไปพร้อมเปิดหน้าจอจริงไว้ข้าง ๆ ตัวเลขในคู่มือนี้มาจากชุดข้อมูลตัวอย่าง ของจริงจะไม่เท่ากัน แต่หน้าตาเหมือนกันทุกอย่าง

1. 1

   เข้าสู่ระบบ

   เปิดลิงก์ Clubhouse ที่ทีมงานส่งให้ คุณจะเห็นหน้าจอแบ่งครึ่ง ด้านซ้ายเป็นชื่อสถาบัน ด้านขวาเป็นแบบฟอร์มสั้น ๆ

   กรอกอีเมลที่ทำงานของคุณในช่อง "อีเมล" กรอกรหัสผ่านในช่อง "รหัสผ่าน" แล้วกดปุ่ม "เข้าสู่ระบบ" ถ้ากรอกผิดจะมีแถบแดงขึ้นเหนือช่องอีเมล ไม่ต้องกลัว กรอกใหม่ได้

   ใต้ฟอร์มมีกล่อง "คู่มือการใช้งานระบบ" ที่เปิดอ่านได้โดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบ — คู่มือหน้านี้อยู่ตรงนั้น

   

2. 2

   หน้าที่เปิดขึ้นมาเอง คือคิวของคุณ

   พอเข้าสู่ระบบสำเร็จ ระบบจะพาไปที่ "คิวตรวจสอบการชำระเงิน" ทันที ไม่ต้องกดเมนูอะไร นี่คือหน้าที่คุณจะเปิดวันละหลายสิบครั้ง

   ใต้หัวข้อมีแถบสามอันเรียงกัน แต่ละอันมีตัวเลขกำกับ สามอันนี้ไม่ใช่การกรองรายการเดียวกัน แต่เป็นคิวคนละคิวที่รอคนละอย่าง

   "รอตรวจสอบ" คือสลิปที่นักเรียนแนบมาแล้วรอให้คุณตัดสิน มีแค่คิวนี้คิวเดียวที่รอคุณ · "รอ Stripe ยืนยัน" คือคนที่จ่ายผ่านพร้อมเพย์ ระบบจะยืนยันเองเมื่อ Stripe แจ้งกลับมา คุณไม่ต้องทำอะไร แต่มันโชว์ไว้เพราะนักเรียนที่โทรมาบอกว่า "จ่ายแล้ว" มักถามถึงรายการในคิวนี้ · "รอคีย์รายการ EDC" คือบัตรที่รูดที่สาขาไปแล้วแต่ยังไม่มีใครคีย์เลขอ้างอิงจากเครื่องเข้ามา

   ระบบเปิดที่แถบ "รอตรวจสอบ" เสมอ ไม่ว่าคิวไหนจะมีของเยอะกว่ากัน จะได้จำได้ว่ากดตรงไหน

   มุมขวาบนมีปุ่มเดียวคือ "บันทึกรายการ EDC" ปุ่มนั้นเป็นการกระทำ ส่วน "ค้างชำระ" กับ "รายงานกระทบยอด" เป็นสถานที่ อยู่ในเมนูซ้าย

   ทั้งสามคิวถูกดึงมาพร้อมกันตั้งแต่ตอนเปิดหน้า การสลับแถบจึงไม่ต้องรอโหลดใหม่ และตัวเลขบนแถบคือของจริง ณ วินาทีที่เปิดหน้า ไม่ใช่ค่าประมาณ

   

3. 3

   เมนูด้านซ้าย มีสามกลุ่มที่เกี่ยวกับคุณ

   แถบซ้ายสุดเป็นไอคอนเรียงลงมา กดไอคอนกระเป๋าเงินแล้วช่องถัดมาจะแสดงชื่อหน้าสามชื่อ: "คิวตรวจสอบ" "ค้างชำระ" และ "รายงานกระทบยอด" สามหน้านี้คืองานทั้งหมดของคุณ

   เหนือขึ้นไปมีกลุ่ม "นักเรียน" ซึ่งเปิดได้แค่ "นักเรียน" กับ "ใบเสนอราคา" — ไว้เปิดดูว่าครอบครัวนี้ซื้ออะไรไป ไม่ได้ไว้แก้

   กลุ่มล่างสุดชื่อ "การสื่อสารกับนักเรียน" มีให้คุณหน้าเดียวคือ "บันทึกการแจ้งเตือน" เป็นที่ที่คุณเช็กได้ว่าข้อความยืนยันที่ระบบส่งให้นักเรียนนั้นถึงจริงหรือไม่

   ถ้าคุณเห็นแค่สามกลุ่มนี้ แปลว่าถูกแล้ว กลุ่มอื่นไม่ได้หายไป แต่ไม่มีหน้าไหนในนั้นที่บทบาทของคุณเปิดได้ ระบบจึงไม่แสดงหัวข้อเปล่า ๆ ทิ้งไว้

   

4. 4

   กรองคิวให้เหลือเฉพาะที่ต้องใช้คุณจริง ๆ

   เหนือตารางมีปุ่มกลม ๆ สี่ปุ่ม: "ทั้งหมด" "ยอดไม่ตรง" "ยอดตรง" และ "รอเกิน 24 ชม." แต่ละปุ่มมีตัวเลขบอกว่ากดแล้วจะเหลือกี่รายการ

   "ยอดไม่ตรง" คือรายการที่ยอดซึ่งนักเรียนแจ้งมา ไม่เท่ากับยอดตามใบเสนอราคา กลุ่มนี้ต้องเปิดดูทีละใบเสมอ ห้ามยืนยันรวดเดียวหลายรายการ ถ้ามีรายการแบบนี้อยู่ ตัวเลขในคอลัมน์ "ยอดที่แจ้ง" จะเป็นสีแดง และจะมีแถบแดงขึ้นเตือนเหนือตารางบอกจำนวน

   คอลัมน์ "รออยู่" นับจากเวลาที่นักเรียนแนบสลิป ไม่ใช่เวลาที่ตั้งรายการ ต่ำกว่า 24 ชั่วโมงจะบอกเป็น "ชม." เกินกว่านั้นบอกเป็น "วัน" และเปลี่ยนเป็นสีเหลือง

   ช่องค้นหาอยู่มุมขวาบนของตาราง กดปุ่ม / บนคีย์บอร์ดก็เปิดได้ ค้นได้ด้วยรหัสอ้างอิง ชื่อ รหัสนักเรียน หรือเลขที่ใบเสนอราคา

   ใต้ตารางมีคำใบ้ปุ่มลัด: J กับ K เลื่อนแถว X เลือกแถว Enter เปิดรายการ E ดาวน์โหลด CSV และ / เปิดช่องค้นหา

   คิวในภาพตัวอย่าง

   • ทั้งหมด 4 · ยอดไม่ตรง 0 · ยอดตรง 4 · รอเกิน 24 ชม. 4
   • ทั้งสี่ใบเป็นยอดที่ตรงกับใบเสนอราคาพอดี วันที่คุณเจอ "ยอดไม่ตรง" ขึ้นเป็นเลขอื่นนอกจากศูนย์ คือวันที่ต้องช้าลง
   • ทั้งสี่ใบรอมาเกิน 24 ชั่วโมงแล้ว คอลัมน์ "รออยู่" จึงบอกเป็นวันและเป็นสีเหลืองทั้งคอลัมน์

   คิวนี้ดึงมาครั้งละไม่เกิน 50 รายการ ถ้าเต็ม 50 จะมีบรรทัดเตือนใต้ตารางว่ายังมีรายการเก่ากว่านั้นที่ไม่ได้อยู่ในหน้านี้ ให้ใช้ตัวกรองหรือค้นหาให้แคบลง อย่าเชื่อว่าเห็นครบแล้วเพราะเลื่อนจนสุดหน้า

5. 5

   เปิดรายการหนึ่ง แล้วอ่านตัวเลขสองตัวก่อนอย่างอื่น

   กดที่แถวใดก็ได้ หรือกด "เปิดตรวจ" ท้ายแถว หน้าจะเปลี่ยนเป็นหน้าของรายการนั้น

   ในแถบ "ตรวจสอบ" กล่องแรกชื่อ "ยอด" มีตัวเลขที่ต้องเทียบกันสองตัว: "ยอดที่ควรได้รับ" คือยอดตามใบเสนอราคา ระบบดึงมาเอง แก้ไม่ได้ และ "ยอดที่นักเรียนแจ้ง" คือตัวเลขที่นักเรียนพิมพ์เข้ามาตอนแนบสลิป ถ้าสองตัวนี้ไม่เท่ากัน ตัวหลังจะเป็นสีแดงและมีแถบเหลืองบอกว่าขาดไปหรือเกินมาเท่าไร

   ใต้ตัวเลขมีบรรทัดบอกช่องทางและเวลาที่นักเรียนบอกว่าโอน แล้วต่อด้วยประโยคสำคัญที่สุดของงานนี้: รหัสอ้างอิงคือสิ่งที่ผูกเงินก้อนนี้กับนักเรียนคนนี้ ไม่ต้องเทียบชื่อผู้โอน

   นักเรียนได้รหัสอ้างอิงนี้ตอนกดชำระเงิน และถูกบอกให้ใส่ในช่องบันทึกช่วยจำก่อนโอน ผู้โอนจึงเป็นพ่อ แม่ ป้า หรือใครก็ได้ — คุณไม่ต้องนั่งไล่ชื่อในรายการเดินบัญชี

   รหัสอ้างอิงหน้าตาแบบ MG0902-7841 คือ MG ตามด้วยเดือนและวันที่ตั้งรายการ (09 คือกันยายน 02 คือวันที่สอง) แล้วจึงเป็นเลขสุ่มสี่หลัก อ่านให้ครอบครัวฟังทางโทรศัพท์ได้

   

6. 6

   ดูสลิป

   ทางขวาของตัวเลข (หรือด้านล่าง ถ้าจอแคบ) มีกล่อง "สลิป" พร้อมรูปที่นักเรียนอัปโหลดมา กดที่รูปหรือกดคำว่า "เปิดขนาดเต็ม" เพื่อเปิดในแท็บใหม่ รูปจากมือถือมักเล็กเกินกว่าจะอ่านยอดได้ที่ขนาดในกล่อง

   สิ่งที่ต้องดูบนสลิปมีสี่อย่าง เรียงตามลำดับ: ยอดเงินตรงกับ "ยอดที่ควรได้รับ" หรือไม่ · เลขบัญชีปลายทางเป็นบัญชีของสถาบันหรือไม่ · วันเวลาโอนไม่ใช่อนาคตและไม่เก่ากว่าที่ควร · และรูปนั้นเป็นภาพถ่ายสลิปจริง ไม่ใช่ภาพที่ถูกแก้ตัวเลขหรือสลิปเก่าที่เคยส่งมาแล้ว

   ที่ไม่ต้องดูคือชื่อผู้โอน ถ้ายอดตรงและเข้าบัญชีสถาบัน ก็คือรายการนี้ รหัสอ้างอิงทำหน้าที่จับคู่ให้แล้ว

   ถ้ารายการนั้นเคยส่งสลิปมาหลายใบ กล่องนี้จะโชว์ใบล่าสุด ใบเก่าทั้งหมดอยู่ในแถบ "ความเป็นมา" พร้อมผลการตรวจของแต่ละใบ

   ลิงก์รูปสลิปหมดอายุใน 5 นาที เพราะบนสลิปมีเลขบัญชีธนาคาร ถ้าจะให้เพื่อนร่วมงานดู ให้ส่งรหัสอ้างอิงไปแทน แล้วให้เขาเปิดเอง — ก๊อบลิงก์ไปวางในแชทจะเปิดไม่ได้ และถ้าเปิดค้างไว้นานแล้วกดรีเฟรช รูปจะหาย ให้กลับเข้าหน้ารายการใหม่

7. 7

   ดูว่ายอดนี้มาจากอะไร

   เลื่อนลงมาจะเจอกล่อง "ใบเสนอราคาที่ผูกอยู่" ในนั้นมีเลขที่ใบเสนอราคา รายการที่ซื้อ จำนวนเครดิต ราคาต่อเครดิต และยอดรวม กดที่เลขที่ใบเสนอราคาเพื่อเปิดใบเสนอราคาเต็ม ๆ ได้

   บรรทัดล่างสุดของกล่องบอกว่าเครดิตจะใช้ได้กี่วันนับจากวันที่คุณยืนยัน ครอบครัวตอบรับใบเสนอราคาเมื่อไร และใครเป็นคนขาย ชื่อคนขายคือคนที่คุณโทรถามได้ถ้ายอดดูแปลก

   ถ้ากล่องนี้เขียนว่า "รายการนี้ไม่ได้ผูกกับใบเสนอราคา — จะไม่มีเครดิตเข้าเมื่อยืนยัน" ให้หยุด อย่ากดอนุมัติ เพราะเงินจะถูกบันทึกว่ารับแล้วโดยที่นักเรียนไม่ได้เครดิตสักหน่วย ให้ส่งเรื่องให้ที่ปรึกษาผูกใบเสนอราคาก่อน

   อ่านบรรทัดนี้อย่างไร

   • มัธยมปลาย 40 ชม. — ระดับมัธยมปลาย · 80 เครดิต · ฿700/เครดิต = ฿56,000.00
   • 1 ชั่วโมงเรียน = 2 เครดิต ฉะนั้น 80 เครดิตคือ 40 ชั่วโมง
   • เครดิตใช้ได้ 365 วันนับจากวันที่คุณยืนยัน ไม่ใช่นับจากวันที่ครอบครัวโอน และใช้ข้ามระดับชั้นไม่ได้

   

8. 8

   ดูว่าถ้าต้องโทร จะโทรหาใคร

   กล่อง "ติดต่อใคร" ล่างสุดมีสามช่อง: ชื่อนักเรียนพร้อมลิงก์ไปโปรไฟล์ สถานะการแจ้งเตือนทาง LINE และชื่อผู้ปกครองพร้อมความสัมพันธ์และเบอร์โทรที่กดโทรออกได้เลย

   ช่องกลางสำคัญกว่าที่คิด ถ้าเป็นตัวแดงว่า "ยังไม่ได้เชื่อม — ส่งอะไรไม่ถึงเลย" หรือ "บล็อกบัญชีทางการ — ส่งไม่ถึง" แปลว่าเมื่อคุณกดอนุมัติ ข้อความยืนยันจะไม่ถึงครอบครัว ระบบไม่มีช่องทางสำรอง ให้โทรบอกเองตอนที่กดอนุมัติ อย่ารอให้เขาโทรมาถาม

   เรื่องเดียวกันนี้จะขึ้นเป็นแถบแดงใต้หัวเรื่องด้วย แต่จะขึ้นเฉพาะตอนที่รายการยังไม่ถูกยืนยัน เพราะหลังยืนยันไปแล้วมันเป็นปัญหาของโปรไฟล์นักเรียน ไม่ใช่ของเงินก้อนนี้

   นักเรียนส่วนใหญ่ยังไม่บรรลุนิติภาวะ คนที่คุยเรื่องเงินคือผู้ปกครอง ไม่ใช่ตัวนักเรียน ถ้าช่องขวาสุดขึ้นว่าไม่มีผู้ปกครองในระบบ ให้แจ้งที่ปรึกษาก่อนตัดสินใจอะไร

   

9. 9

   ตัดสิน

   ใต้กล่องยอดมีกล่อง "ผลการตรวจสอบ" กับปุ่มสามใบ เลือกได้ใบเดียว ปุ่ม "บันทึกผลการตรวจสอบ" ด้านล่างจะกดไม่ได้จนกว่าคุณจะเลือก

   "อนุมัติ" ใช้เมื่อสลิปถูกต้องและยอดตรง ใต้ชื่อปุ่มจะเขียนยอดที่จะบันทึกไว้ให้เห็นก่อน เช่น "รับเงิน ฿56,000.00 · เติมเครดิตตามใบเสนอราคาและแจ้งนักเรียน"

   "ปฏิเสธ" ใช้เมื่อสลิปใช้ไม่ได้ — อ่านไม่ออก เป็นรายการอื่น หรือไม่มีเงินเข้าจริง ทั้งรายการจะกลายเป็น "ไม่สำเร็จ" ไม่ใช่แค่สลิปใบนั้น ไม่มีเครดิตเข้า และนักเรียนต้องเริ่มชำระใหม่ ต้องกรอกเหตุผล

   "รับพร้อมบันทึกส่วนต่าง" ใช้เมื่อเงินเข้าจริงแต่ยอดไม่ตรง จะมีช่อง "ยอดที่รับจริง (บาท)" ขึ้นมา ระบบเติมยอดที่นักเรียนแจ้งไว้ให้ก่อน แก้ได้ ให้กรอกตัวเลขที่คุณอ่านได้จากสลิป ไม่ใช่ตัวเลขที่นักเรียนพิมพ์ ต้องกรอกเหตุผลด้วย

   ช่อง "หมายเหตุการตรวจสอบ" จะขึ้นคำว่า "จำเป็น" สีแดงเมื่อระบบต้องการเหตุผล คือทุกกรณีที่ไม่ใช่การอนุมัติยอดที่ตรงพอดี เขียนสิ่งที่คุณเห็นบนสลิปและเหตุผลที่ตัดสินแบบนั้น หมายเหตุนี้จะติดไปกับตัวเลขในรายงานกระทบยอด คนที่มาถามในอีกหนึ่งปีจะได้อ่าน

   กดบันทึกแล้วย้อนกลับไม่ได้ เครดิตถูกเขียนลงบัญชีแบบเพิ่มได้อย่างเดียว ลบไม่ได้ และคุณไม่มีสิทธิ์ปรับเครดิตด้วยมือ รายการที่ค้างอยู่ในคิวอีกหนึ่งชั่วโมงแก้ได้เสมอ รายการที่อนุมัติผิดแก้ไม่ได้เลย

   

10. 10

    ถ้าไม่แน่ใจ ให้ทำอย่างนี้

    ไม่แน่ใจ แปลว่ายังไม่กด ปล่อยรายการค้างไว้ในคิวไม่ทำให้เกิดความเสียหายอะไรนอกจากนักเรียนรอนานขึ้นอีกหนึ่งชั่วโมง ส่วนการกดผิดคือเครดิตที่ครอบครัวเอาไปจองเรียนได้ทันทีและเรียกคืนไม่ได้

    ลำดับที่ให้ทำเมื่อไม่แน่ใจ: หนึ่ง เปิดสลิปขนาดเต็มแล้วอ่านยอดกับเลขบัญชีปลายทางอีกครั้ง · สอง เปิดแถบ "ความเป็นมา" ดูว่าเคยมีสลิปใบอื่นของรายการนี้ถูกตัดสินไปแล้วหรือยัง · สาม โทรหาผู้ปกครองจากกล่อง "ติดต่อใคร" ถามว่าโอนเมื่อไร ยอดเท่าไร จากบัญชีใคร · สี่ ถ้ายังไม่ชัด ให้ถามหัวหน้างานหรือฝ่ายบัญชี โดยส่ง "รหัสอ้างอิง" ไปให้ ไม่ใช่ส่งลิงก์รูป

    อย่าใช้ปุ่ม "ปฏิเสธ" เพื่อ "เอาไว้ก่อน" การปฏิเสธทำให้ทั้งรายการเป็น "ไม่สำเร็จ" และครอบครัวต้องเริ่มใหม่ทั้งกระบวนการ ปฏิเสธเมื่อคุณแน่ใจว่าเงินไม่ได้เข้าเท่านั้น

    อย่าใช้ปุ่ม "รับพร้อมบันทึกส่วนต่าง" เพื่อเลี่ยงการตัดสินใจ การกดปุ่มนั้นคือการตัดสินใจว่าสถาบันยอมรับส่วนที่ขาด และเครดิตยังเข้าเต็มจำนวนอยู่ดี

    ไม่มีใครในระบบวัดผลคุณจากความเร็ว ตัวเลข "รอเกิน 24 ชม." มีไว้ให้คุณรู้ว่าใครกำลังจะโทรมา ไม่ได้มีไว้ให้คุณกดให้หมดก่อนเที่ยง

11. 11

    สิ่งที่เกิดขึ้นทันทีที่กดอนุมัติ

    รายการเปลี่ยนสถานะเป็น "ชำระแล้ว" และบันทึกชื่อคุณไว้ว่าเป็นคนยืนยัน

    ระบบสร้างล็อตเครดิตตามบรรทัดในใบเสนอราคา หนึ่งบรรทัดหนึ่งล็อต แต่ละล็อตจำราคาต่อเครดิตของวันที่ตอบรับใบเสนอราคาไว้ และมีวันหมดอายุนับจากวันนี้ นักเรียนจองเรียนได้ทันที

    ระบบออกใบเสร็จให้เอง ไม่ต้องกดสั่ง และไม่ต้องรอให้ครอบครัวขอ

    ระบบส่งข้อความ "ยืนยันการชำระเงินแล้ว" ไปทาง LINE ให้นักเรียน พร้อมรหัสอ้างอิง ยอด จำนวนเครดิต และจำนวนวันที่ใช้ได้ ถ้านักเรียนไม่ได้ผูก LINE ข้อความนี้จะส่งไม่ถึง และจะไปโผล่ในหน้า "บันทึกการแจ้งเตือน" ว่าส่งไม่สำเร็จ

    ถ้านักเรียนคนนั้นยังไม่มีคาบเรียนที่นัดไว้เลย ระบบจะแจ้งทีมจัดตารางว่ามีเครดิตใหม่รอจัดตาราง ถ้ามีคาบนัดไว้แล้ว ครูของคาบนั้นจะได้รับแจ้งว่านักเรียนชำระเงินแล้ว

    ถ้ารายการนั้นยังมีสลิปใบอื่นค้างรอตรวจอยู่ ระบบจะปิดใบนั้นให้เองพร้อมกัน จะได้ไม่มีสลิปลอยค้างอยู่บนเงินที่รับไปแล้ว

    หน้าจอจะเด้งกลับมาที่คิว และแถวที่คุณเพิ่งตรวจจะหายไปจากคิว

    ถ้าเลือก "รับพร้อมบันทึกส่วนต่าง" เครดิตยังเข้าเต็มตามใบเสนอราคา ไม่ได้ลดลงตามเงินที่ขาด การกดปุ่มนี้จึงเท่ากับตัดสินใจว่าสถาบันยอมรับส่วนต่างนั้น ไม่ใช่แค่บันทึกตัวเลข

12. 12

    หน้าตาของรายการที่ยืนยันแล้ว

    เปิดรายการเก่าที่ยืนยันไปแล้วดูสักรายการ เพื่อจำว่าปลายทางหน้าตาเป็นอย่างไร

    บนสุดมีรหัสอ้างอิง ชื่อเล่นและชื่อเต็มของนักเรียน รหัสนักเรียน วันที่ตั้งรายการ คนขาย และป้ายสถานะ "ชำระแล้ว" พร้อมวันที่ยืนยัน กดที่ชื่อนักเรียนเพื่อไปโปรไฟล์ได้ ถ้ามีชื่อคนยืนยันเก็บไว้ จะขึ้นใต้วันที่เป็นบรรทัด "โดย ..."

    สังเกตว่ากล่อง "ผลการตรวจสอบ" หายไปแล้ว ระบบไม่แสดงปุ่มตัดสินบนรายการที่ปิดไปแล้ว เพราะไม่มีอะไรให้ตัดสินอีก และปุ่มที่กดแล้วไม่เกิดอะไรขึ้นคือปุ่มที่หลอกคนกด

    ถ้ามีอะไรผิดปกติ จะมีแถบสีขึ้นใต้หัวเรื่อง จุดทึบสีแดงคือเรื่องที่ต้องทำเดี๋ยวนี้ วงกลมกลวงสีเหลืองคือเรื่องที่ควรรู้ไว้ เช่น "ยืนยันรับเงินแล้วแต่ยังไม่มีใบเสร็จ"

    

13. 13

    สี่ช่องที่ต้องอ่านก่อนทุกครั้ง

    ถัดจากหัวเรื่องเป็นสี่ช่องที่ตอบสี่คำถาม: ควรได้เท่าไร ได้จริงเท่าไร สลิปถึงไหนแล้ว และเงินก้อนนี้กลายเป็นเครดิตเท่าไร

    สี่ช่องนี้อยู่เหนือแถบทั้งหมด และไม่ได้ซ่อนอยู่หลังแถบไหน เพราะเป็นสถานะ ไม่ใช่ประวัติ ใต้ช่องแรกมีชื่อช่องทางกำกับไว้ เพื่อบอกว่าต้องไปเปิดเอกสารของใครมาเทียบ

    ช่องจะมีพื้นสีก็ต่อเมื่อคำตอบเป็นปัญหา เช่น ยอดไม่ตรง หรือยืนยันแล้วแต่เครดิตยังไม่เข้า ช่องที่ไม่มีสีคือช่องที่ปกติ ไม่ต้องหาสีเขียวมายืนยัน

    

งานประจำวัน: เคลียร์คิวสลิป

เปิดคิวตอนเช้า ตอนบ่าย และก่อนกลับ ทุกใบที่ค้างคือคนที่จ่ายเงินแล้วแต่ยังจองเรียนไม่ได้

1. 1

   ไล่จากใบที่รอนานที่สุด

   กดที่หัวคอลัมน์ "รออยู่" เพื่อเรียงตามเวลาที่รอ กดซ้ำอีกครั้งเพื่อสลับทิศทาง

   ใบที่รอเกิน 24 ชั่วโมงจะขึ้นสีเหลืองและเปลี่ยนหน่วยจากชั่วโมงเป็นวัน กดปุ่ม "รอเกิน 24 ชม." เพื่อดูเฉพาะกลุ่มนี้

   ถ้ารอเกินสองวัน หน้ารายการนั้นจะขึ้นแถบแดงว่า "สลิปค้างรอตรวจมา N วัน" — ประมาณวันที่สองคือวันที่ครอบครัวเริ่มโทรมาถาม

2. 2

   ยืนยันหลายรายการพร้อมกัน — เฉพาะใบที่ยอดตรง

   ติ๊กช่องหน้าแถวที่ต้องการ หรือติ๊กช่องบนหัวตารางเพื่อเลือกทั้งหน้า จะมีแถบขึ้นมาด้านล่างบอกจำนวนที่เลือกไว้ พร้อมปุ่ม "ยืนยันรับเงิน"

   ระบบจะถามยืนยันก่อนหนึ่งครั้งด้วยข้อความว่า "ยืนยันรับเงินและเติมเครดิตให้นักเรียน — ย้อนกลับไม่ได้"

   ปุ่มนี้ทำได้อย่างเดียวคืออนุมัติ การปฏิเสธและการรับพร้อมส่วนต่างต้องทำทีละใบในหน้ารายการ เพราะสองอย่างนั้นต้องมีเหตุผลและตัวเลขเฉพาะของแต่ละใบ

   ถ้าบางใบทำไม่สำเร็จ ระบบจะทำใบที่เหลือต่อจนครบแล้วรายงานว่าใบไหนพลาด ไม่ทิ้งค้างกลางทาง — แปลว่าบางใบเข้าไปแล้วและบางใบยังไม่เข้า ต้องกลับมาดูคิวอีกรอบเสมอหลังทำเป็นชุด

   ปุ่มยืนยันเป็นชุดไม่ได้บังคับให้กรอกเหตุผล แม้ใบนั้นจะยอดไม่ตรงก็ตาม มันจะอนุมัติผ่านไปเงียบ ๆ ฉะนั้นให้กดปุ่มกรอง "ยอดตรง" ก่อนเสมอ แล้วค่อยเลือกทั้งหน้า อย่าเลือกทั้งหน้าขณะที่ตัวกรองเป็น "ทั้งหมด"

3. 3

   เช็กว่าข้อความยืนยันถึงครอบครัวจริงไหม

   ไปที่ "บันทึกการแจ้งเตือน" ในเมนูซ้าย หน้าจะเปิดที่แถบ "ส่งไม่สำเร็จ" ให้เสมอ พร้อมตัวเลขกำกับว่ามีกี่รายการ

   มองหาการ์ดที่หัวข้อว่า "ยืนยันการชำระเงินแล้ว" ใต้การ์ดจะบอกสาเหตุ เช่น "ยังไม่ได้เชื่อมบัญชี LINE จึงไม่มีที่ให้ส่ง" ถ้าเจอ ให้เปิดรายการชำระเงินของนักเรียนคนนั้น หาเบอร์ผู้ปกครองในกล่อง "ติดต่อใคร" แล้วโทรบอกเอง

   หน้านี้ไม่มีช่องค้นหาและไม่มีปุ่มส่งใหม่สำหรับบทบาทของคุณ ฉะนั้นให้ไล่อ่านจากบนลงล่าง รายการใหม่สุดอยู่บน และรับว่าการโทรคือทางแก้ทางเดียว

   ระบบไม่มี SMS สำรอง ถ้า LINE ไม่ถึง ก็คือไม่มีใครบอกครอบครัวเลย

บัตรที่รูดที่สาขา (EDC)

เครื่องรูดบัตรที่เคาน์เตอร์ไม่ได้ต่อกับระบบนี้ เลขอ้างอิงบนสลิปเครื่องจะเข้าระบบก็ต่อเมื่อมีคนพิมพ์เข้าไป

1. 1

   เปิดหน้าบันทึก แล้วเลือกให้ถูกรายการ

   กดปุ่ม "บันทึกรายการ EDC" มุมขวาบนของหน้าคิว หรือกดคำว่า "บันทึกรายการ EDC" ท้ายแถวในแถบ "รอคีย์รายการ EDC" ซึ่งจะเลือกรายการนั้นไว้ให้เลย

   ด้านบนมีแถบฟ้าเตือนว่า บันทึกแล้วผลลัพธ์เหมือนการโอน — เติมเครดิตตามใบเสนอราคาทันทีและแจ้งนักเรียน อ่านให้ครบก่อนกรอก

   ช่องแรก "รายการที่ชำระ" เป็นรายการให้เลือก ไม่ใช่ช่องพิมพ์ ในนั้นมีเฉพาะรายการที่ยังเปิดค้างอยู่ พอเลือกแล้วจะมีกล่องเทาโชว์ "ยอดที่ควรได้รับ" กับรหัสอ้างอิงให้ตรวจซ้ำ ให้อ่านรหัสอ้างอิงในกล่องเทาเทียบกับสิ่งที่ครอบครัวบอก ก่อนกรอกอย่างอื่น

   รายการที่กำลังมีสลิปโอนเงินรอตรวจอยู่ จะไม่ปรากฏในรายการให้เลือกนี้ เพราะเป็นรายการที่รอการตัดสินอยู่ในคิวสลิป การคีย์เป็นบัตรจะเท่ากับปิดรายการทางประตูหลังและทิ้งสลิปที่ยังไม่มีใครตัดสินไว้ ถ้าครอบครัวโอนแล้วมารูดบัตรซ้ำ ให้ตัดสินสลิปในคิวก่อน

   

2. 2

   กรอกอะไรบ้าง

   ช่อง "เลขอ้างอิงเครื่อง" บังคับกรอก ให้พิมพ์ตามที่พิมพ์บนสลิปเครื่องรูดบัตร ช่อง "รหัสเครื่อง" ไม่บังคับ แต่ถ้าสาขามีเครื่องมากกว่าหนึ่งเครื่องให้กรอกไว้

   ช่อง "ยอดที่รับจริง (บาท)" ระบบเติมยอดตามใบเสนอราคาให้ก่อน แก้ได้ เพราะสลิปเครื่องคือหลักฐานว่ารูดไปเท่าไรจริง ถ้าแก้แล้วไม่ตรงกับใบเสนอราคา จะมีแถบเหลืองขึ้นบอกว่าขาดหรือเกินเท่าไร และย้ำว่าเครดิตยังเข้าเต็มตามใบเสนอราคา

   กด "บันทึกและเติมเครดิต" แล้วระบบจะพากลับมาที่คิว

   หน้านี้ไม่มีช่องหมายเหตุ ส่วนต่างที่คุณกรอกจึงไปโผล่ในรายงานกระทบยอดเป็นตัวเลขเปล่า ๆ ไม่มีคำอธิบายติดไปด้วย ถ้าต้องคีย์ยอดที่ไม่ตรงกับใบเสนอราคา ให้จดเหตุผลไว้นอกระบบและบอกฝ่ายบัญชีในวันนั้นเลย

3. 3

   ทำไมต้องรีบคีย์

   ระหว่างที่ยังไม่คีย์ เงินออกจากบัตรของครอบครัวไปแล้ว แต่ในระบบนักเรียนยังไม่มีเครดิต แปลว่าจองเรียนไม่ได้ และถ้ามีคาบที่นัดไว้ก็เรียนไม่ได้

   หน้ารายการของบัตรที่ยังไม่ได้คีย์จะขึ้นแถบเตือนว่า "ยังไม่ได้คีย์รายการจากเครื่องรูดบัตร" ไปเรื่อย ๆ จนกว่าจะมีคนคีย์ และเลขอ้างอิงเครื่องคือเส้นเดียวที่โยงรายการนี้กลับไปหาสรุปยอดของผู้ให้บริการบัตร ถ้าไม่มี รายการนี้กระทบยอดไม่ได้เลย

   ให้ถือว่าการคีย์เป็นส่วนหนึ่งของการรูดบัตร ไม่ใช่งานที่ค่อยทำตอนเย็น

ค้างชำระ

รายการที่ตอบรับใบเสนอราคาแล้วแต่ยังไม่ถูกยืนยันว่าเงินเข้า ไม่ว่าจะตั้งใจจ่ายทางไหน

1. 1

   อ่านรายการนี้อย่างไร

   เปิดจากเมนูซ้าย "ค้างชำระ" มุมขวาบนมี "ยอดค้างรวม" ของทั้งหน้า

   ตารางเรียงจากรายการที่รอนานที่สุดอยู่บนสุด ไม่ได้เรียงตามยอด เพราะอายุคือสิ่งเดียวที่แยกคนที่กำลังจะจ่าย ออกจากคนที่จะไม่จ่ายแล้ว ถ้าเรียงตามยอด รายการก้อนใหญ่ที่เพิ่งตั้งเมื่อเช้าจะไปบังรายการเล็กที่ค้างมาสามสัปดาห์

   คอลัมน์แรกคือจำนวนวันที่รอ เกินสามวันจะเป็นสีแดง และจะมีแถบเหลืองด้านบนสรุปว่ามีกี่รายการที่ค้างเกินสามวัน

   คอลัมน์ "ช่องทาง" บอกว่าตอนตั้งรายการตั้งใจจ่ายทางไหน มันเป็นความตั้งใจ ไม่ใช่ข้อผูกมัด ครอบครัวที่ตั้งไว้ว่าจะโอนแล้วเดินมารูดบัตรที่สาขาเป็นเรื่องปกติ

   ระวังชื่อ หน้านี้แสดงชื่อเล่นเป็นตัวใหญ่ ส่วนคิวสลิปแสดงชื่อจริงเต็ม คนคนเดียวกันจึงขึ้นเป็น "ก้อง" ที่นี่และ "ธีรภัทร ภักดีวงศ์" ในคิว ใช้รหัสนักเรียนใต้ชื่อหรือรหัสอ้างอิงในการเทียบ อย่าเทียบด้วยชื่อ

   หน้านี้กับคิวสลิปทับกันบางส่วน รายการที่นักเรียนแนบสลิปมาแล้วและรอคุณตรวจอยู่ ก็ยังนับว่า "ค้างชำระ" เพราะยังไม่มีใครยืนยันว่าเงินเข้า ก่อนโทรทวงใคร ให้เปิดรายการนั้นดูก่อนว่ามีสลิปรออยู่ในคิวของคุณเองหรือเปล่า

   

2. 2

   ทำอะไรกับมัน

   แถวหนึ่งแถวคือนักเรียนที่ตกลงซื้อแล้วแต่ยังจองเรียนไม่ได้ นี่คือเหตุผลที่หน้านี้เป็นคิว ไม่ใช่รายงาน

   กดรหัสอ้างอิงเพื่อเปิดรายการ ดูในกล่อง "ติดต่อใคร" แล้วโทรหาผู้ปกครอง บอกยอดกับรหัสอ้างอิง และย้ำว่าให้ใส่รหัสอ้างอิงในหมายเหตุการโอน

   ถ้าครอบครัวบอกว่าจ่ายผ่านพร้อมเพย์ไปแล้ว ให้กลับไปดูแถบ "รอ Stripe ยืนยัน" ในคิว ถ้ารายการอยู่ในนั้นแปลว่าระบบกำลังรอ Stripe แจ้งกลับ ไม่ต้องทำอะไร บอกให้รอสักครู่แล้วเช็กอีกที

   ถ้าครอบครัวจะมารูดบัตรที่สาขา ให้ใช้หน้า "บันทึกรายการ EDC" ตอนที่รูดเสร็จ ลิงก์อยู่ท้ายหน้านี้ด้วย

   ถ้าครอบครัวเปลี่ยนใจไม่ซื้อแล้ว คุณปิดรายการเองไม่ได้ ให้แจ้งที่ปรึกษาของนักเรียนคนนั้นไปจัดการที่ใบเสนอราคา

รายงานกระทบยอด

เทียบยอดที่ควรได้รับกับยอดที่รับจริงในช่วงวันที่เลือก ทำทุกสิ้นวันและอีกครั้งตอนสิ้นเดือน

1. 1

   เลือกช่วงวันแล้วอ่านสี่ตัวเลขบนสุด

   เปิดจากเมนูซ้าย "รายงานกระทบยอด" ระบบตั้งช่วงวันเป็นวันนี้ให้ก่อน เปลี่ยนช่อง "ตั้งแต่" และ "ถึง" แล้วกด "ดูรายงาน" ช่วงวันที่เลือกไว้จะติดอยู่ใน URL ฉะนั้นส่งลิงก์ให้ฝ่ายบัญชีได้เลย

   สี่ช่องบนสุดคือ จำนวนรายการ ยอดที่ควรได้รับ ยอดที่รับจริง และส่วนต่าง

   ช่อง "ส่วนต่าง" จะเป็นสีปกติเมื่อเท่ากับศูนย์ และเป็นสีแดงเมื่อไม่ใช่ศูนย์ วันที่กระทบยอดลงตัวคือวันธรรมดา ไม่ต้องมีสีเขียวมาชม

   รายงานนับเฉพาะรายการที่ยืนยันแล้วเท่านั้น วันเริ่มและวันจบนับตามเวลาไทย ไม่ใช่เวลาสากล รายงานจึงตรงกับรายการเดินบัญชีที่ธนาคารส่งมา

   

2. 2

   ส่วนต่างไม่เป็นศูนย์ แปลว่าอะไร

   เลื่อนลงไปที่ตาราง "รายการที่ชำระแล้ว" คอลัมน์ "ส่วนต่าง" จะขึ้นเลขสีแดงเฉพาะแถวที่ไม่ตรง

   ส่วนต่างเกิดได้สองทางเท่านั้น: มีคนกด "รับพร้อมบันทึกส่วนต่าง" ตอนตรวจสลิป หรือมีคนคีย์ EDC ด้วยยอดที่ต่างจากใบเสนอราคา ทั้งสองกรณีเป็นการตัดสินใจของคนที่บันทึก ไม่ใช่ความผิดพลาดของระบบ

   ถ้าเป็นทางแรก ใต้เลขสีแดงจะมีหมายเหตุที่คนตรวจเขียนไว้ตอนตัดสิน ถ้าเป็นทางที่สองจะไม่มีหมายเหตุ เพราะฟอร์ม EDC ไม่มีช่องให้เขียน — เจอแถวแบบนั้นต้องไปถามคนที่คีย์

   ถ้ายอดรวมในรายงานไม่ตรงกับที่ธนาคาร ให้ดูแถบเหลืองใต้สี่ช่องก่อน มันบอกว่ายังมีสลิปรอตรวจกี่รายการและรอ Stripe ยืนยันกี่รายการ เงินส่วนนั้นอาจออกจากบัญชีผู้โอนไปแล้วแต่ยังไม่ถูกนับในรายงานนี้ เคลียร์คิวให้หมดก่อนแล้วค่อยกระทบยอดใหม่

   แถบเหลืองในภาพเขียนว่าอย่างไร

   • "ยังมีสลิปรอตรวจ 4 รายการ และรายการรอ Stripe ยืนยัน 0 รายการ"
   • ตัวเลขนี้เป็นของทั้งสาขา ไม่ใช่ของช่วงวันที่เลือก — เป็นคำเตือนว่ายังมีเงินที่ยังไม่ถูกนับ ไม่ใช่ยอดที่หายไปจากรายงานเดือนนี้
3. 3

   ดูว่าต้องไปเทียบกับเอกสารอะไร

   ตาราง "แยกตามช่องทาง" บอกจำนวนรายการและยอดที่รับจริงของแต่ละช่องทาง พร้อมคอลัมน์ "กระทบยอดกับ" ที่บอกว่าต้องเปิดเอกสารไหนมาเทียบ

   โอนและแนบสลิป เทียบกับรายการเดินบัญชีธนาคาร · PromptPay (Stripe) เทียบกับรายงานการโอนเงินของ Stripe · บัตร (EDC) เทียบกับสรุปยอดจากผู้ให้บริการบัตร

   สามช่องทางนี้อยู่คนละเอกสาร จึงต้องกระทบยอดแยกกันสามครั้ง ไม่ใช่ครั้งเดียว แถวที่เป็นศูนย์ก็ยังแสดงอยู่ เพื่อให้เห็นว่าช่องทางนั้นไม่มีรายการ ไม่ใช่ว่าลืมดู

   

ใบเสร็จ

1. 1

   ใบเสร็จมีเมื่อไร

   ระบบออกใบเสร็จให้อัตโนมัติในวินาทีที่คุณยืนยันรับเงิน ไม่มีปุ่มสั่งออก และไม่ต้องรอให้ครอบครัวขอ

   แถบ "ใบเสร็จ" จะขึ้นในหน้ารายการก็ต่อเมื่อมีใบเสร็จแล้วเท่านั้น ถ้ารายการยืนยันแล้วแต่ไม่มีแถบนี้ จะมีแถบเหลืองเตือนว่า "ยืนยันรับเงินแล้วแต่ยังไม่มีใบเสร็จ" ให้แจ้งผู้ดูแลระบบ — อย่าพยายามยืนยันซ้ำ เงินเข้าไปแล้ว

   เลขที่ใบเสร็จขึ้นต้นด้วย RC- อ่านให้ครอบครัวฟังทางโทรศัพท์ได้ ในภาพคือ RC-2026-00059

   พิมพ์ซ้ำได้ด้วยคำสั่งพิมพ์ของเบราว์เซอร์ ไม่มีปุ่มดาวน์โหลด PDF ในระบบ

   

2. 2

   ใบเสร็จ "แช่แข็ง" อะไรไว้บ้าง

   ชื่อและที่อยู่สถาบัน ชื่อผู้เรียน รหัสนักเรียน รหัสอ้างอิง เลขที่ใบเสนอราคา ช่องทางชำระ วันที่ชำระ รายการที่ซื้อ จำนวนชั่วโมง และยอด ถูกคัดลอกไว้เป็นภาพนิ่ง ณ วันที่ออก ไม่ได้ดึงสด ถ้านักเรียนเปลี่ยนนามสกุลปีหน้า ใบเสร็จใบนี้ยังเป็นชื่อเดิม

   ช่องที่ไม่มีข้อมูลเก็บไว้ จะไม่ถูกพิมพ์ออกมาเป็นบรรทัดว่าง เช่น ใบเสร็จเก่าที่ไม่ได้เก็บชื่อผู้ปกครองไว้ ก็จะไม่มีบรรทัด "ผู้ปกครอง" เลย ไม่ใช่มีบรรทัดแล้วเว้นว่าง

   แม้แต่รูปแบบใบเสร็จก็ถูกเก็บไว้ด้วย ถ้าสถาบันเปลี่ยนหัวกระดาษเดือนหน้า ใบเสร็จที่ออกเดือนนี้พิมพ์ซ้ำออกมาก็ยังเหมือนใบที่ครอบครัวได้รับไป

3. 3

   ยกเลิกใบเสร็จ

   เปิดแถบ "ใบเสร็จ" ของรายการนั้น ใต้ใบเสร็จมีปุ่ม "ยกเลิกใบเสร็จนี้" กดแล้วจะมีคำเตือนกับช่องเหตุผลขึ้นมา ต้องพิมพ์เหตุผลก่อน ปุ่ม "ยืนยันยกเลิกใบเสร็จ" ถึงจะทำงาน

   ใช้เมื่อใบเสร็จเองผิด เช่น ออกผิดชื่อผู้ชำระเงิน ผิดเลขที่ใบเสนอราคา หรือออกซ้ำ ไม่ใช่ใช้เมื่อครอบครัวขอเงินคืน

   ใบเสร็จที่ถูกยกเลิกจะยังแสดงอยู่เหมือนเดิม แต่มีแถบแดงบนสุดเขียนว่า "ยกเลิกแล้ว" พร้อมวันที่และเหตุผลที่คุณพิมพ์ ระบบไม่ลบใบเสร็จทิ้ง เพราะเลขที่ใบเสร็จหายไปหนึ่งใบโดยไม่มีคำอธิบาย เป็นสิ่งที่ผู้ตรวจสอบบัญชีจะถามหา

   เหตุผลที่คุณพิมพ์จะไปอยู่บนหน้าใบเสร็จให้ทุกคนที่เปิดดูอ่าน รวมถึงในบันทึกการใช้งานของระบบ เขียนให้คนอื่นอ่านรู้เรื่อง เช่น "ออกใบเสร็จผิดชื่อผู้ชำระเงิน — ออกใบใหม่ให้ที่เคาน์เตอร์แล้ว" ไม่ใช่ "ผิด"

   การยกเลิกใบเสร็จไม่ใช่การคืนเงิน ไม่คืนเครดิตให้นักเรียน ไม่เปลี่ยนสถานะรายการชำระเงิน และไม่ทำให้ยอดในรายงานกระทบยอดหายไป มันขีดฆ่าแค่กระดาษ ถ้าครอบครัวขอเงินคืนจริง ให้ส่งเรื่องฝ่ายบัญชี และอย่ารับปากว่าคืนให้ได้จากหน้าจอนี้

   

4. 4

   การคืนเงิน

   ระบบมีสถานะ "คืนเงินแล้ว" อยู่ในฐานข้อมูล แต่ไม่มีหน้าจอไหนไปถึงมันได้ แปลว่าในทางปฏิบัติ ระบบนี้คืนเงินไม่ได้

   ถ้าต้องคืนเงิน ให้ทำสามอย่าง: บันทึกเรื่องกับฝ่ายบัญชีนอกระบบ · ยกเลิกใบเสร็จใบเดิมพร้อมเหตุผลที่อ้างถึงเรื่องนั้น · และแจ้งที่ปรึกษาของนักเรียน เพราะเครดิตที่เข้าไปแล้วยังใช้จองเรียนได้อยู่จนกว่าจะมีคนจัดการ

เครดิตและความเป็นมา

สองแถบนี้ไม่ได้ใช้ตอนตรวจสลิป แต่ใช้ตอบคำถามทางโทรศัพท์ ซึ่งเป็นงานอีกครึ่งหนึ่งของตำแหน่งนี้

1. 1

   "เงินก้อนนี้กลายเป็นอะไร"

   เปิดแถบ "เครดิต" ในหน้ารายการ กล่องบนบอกว่าเงินก้อนนี้กลายเป็นเครดิตกี่ก้อน แต่ละก้อนอยู่ระดับชั้นไหน เหลือเท่าไรจากเดิมเท่าไร ใช้ไปแล้วเท่าไร และหมดอายุวันไหน

   ยอดคงเหลือคำนวณจากรายการเคลื่อนไหวทุกครั้ง ไม่ได้เก็บเป็นตัวเลขตายตัวไว้ที่ไหน ตัวเลขที่เห็นจึงตรงกับตารางด้านล่างเสมอ

   ตาราง "ประวัติการเคลื่อนไหว" ด้านล่างคือทุกครั้งที่เครดิตก้อนนี้ขยับ บรรทัด "ซื้อเครดิต" คือตอนที่คุณยืนยัน บรรทัด "ใช้เรียน" คือแต่ละคาบที่สอนไป คอลัมน์ขวาสุดคือจำนวนที่เพิ่มหรือลดในครั้งนั้น ไม่ใช่ยอดสะสม

   ช่อง "เหตุผล" จะเป็นขีดเสมอ ยกเว้นบรรทัดที่มีคนปรับหรือคืนเครดิตด้วยมือ เพราะสองอย่างนั้นเป็นสิ่งเดียวที่ต้องมีคนอธิบาย

   ตอบครอบครัวที่ถามว่า "จ่ายไป ฿24,000 แล้วได้อะไร"

   • ซื้อแพ็กเกจมัธยมต้น 20 ชม. = 40 เครดิต ที่ ฿600 ต่อเครดิต
   • เรียนไปแล้ว 37 เครดิต เหลือ 3 เครดิต คือเหลืออีกหนึ่งชั่วโมงครึ่ง
   • ส่วนที่เหลือใช้ได้ถึง 31 มี.ค. 2570 และใช้ได้เฉพาะระดับมัธยมต้น

   

2. 2

   "ทำไมช้าจัง"

   เปิดแถบ "ความเป็นมา" จะเห็นตาราง "ลำดับเหตุการณ์" เรียงตามเวลาตั้งแต่ตอบรับใบเสนอราคา ตั้งรายการ นักเรียนส่งสลิป มีคนตรวจสลิป ยืนยันรับเงิน เติมเครดิต จนถึงออกใบเสร็จ

   อ่านจากบนลงล่างแล้วดูช่องว่างระหว่างเวลา คือคำตอบว่าช้าตรงไหน ถ้าช่องว่างอยู่ระหว่าง "นักเรียนส่งสลิป" กับ "ตรวจสลิป" ความช้าอยู่ที่ฝั่งเรา

   คอลัมน์ "โดยใคร" มีชื่อเฉพาะขั้นที่มีคนกด ขั้นที่ระบบทำเองหรือขั้นที่ไม่ได้เก็บชื่อไว้จะเป็นขีด

   สลิปทุกใบอยู่ในนี้ รวมถึงใบที่เคยถูกปฏิเสธไปแล้ว ถ้ามีสลิปมากกว่าหนึ่งใบ จะมีกล่อง "สลิปทั้งหมด" ต่อท้ายให้ดูรูปทุกใบพร้อมผลการตรวจของแต่ละใบ

   

สถานการณ์ที่ต้องคิดก่อนกด

1. 1

   สลิปยอดไม่ตรงกับใบเสนอราคา

   ขาดไปเล็กน้อยเพราะค่าธรรมเนียมโอนต่างธนาคาร: เป็นกรณีที่พบบ่อยที่สุด กด "รับพร้อมบันทึกส่วนต่าง" กรอกยอดที่เห็นบนสลิป และเขียนเหตุผลว่าเป็นค่าธรรมเนียม

   ขาดไปเยอะ เช่น จ่ายมาครึ่งเดียว: อย่าเพิ่งกดอะไร โทรถามครอบครัวก่อนว่าจะโอนส่วนที่เหลือเมื่อไร เพราะถ้ากด "รับพร้อมบันทึกส่วนต่าง" เครดิตจะเข้าเต็มจำนวนทันที และสถาบันจะไม่มีเครื่องมืออะไรทวงส่วนที่เหลืออีก

   โอนมาเกิน: ใช้ปุ่มเดียวกัน กรอกยอดที่รับจริง แล้วเขียนไว้ว่าจะคืนส่วนเกินอย่างไร แล้วส่งเรื่องต่อให้ฝ่ายบัญชี ระบบนี้คืนเงินให้ไม่ได้

   ถ้ากรอก "ยอดที่รับจริง" เท่ากับยอดตามใบเสนอราคาพอดี ระบบจะไม่ให้บันทึกและขึ้นว่า "ยอดที่กรอกเท่ากับยอดตามใบเสนอราคา — ใช้ปุ่มอนุมัติแทน" เพราะส่วนต่างปลอมหนึ่งบรรทัดจะทำให้รายงานกระทบยอดโกหก

2. 2

   นักเรียนโทรมาบอกว่า "จ่ายแล้ว" แต่ไม่มีสลิปในระบบ

   ถามรหัสอ้างอิงก่อน แล้วเอาไปค้นในช่องค้นหาของคิว ถ้าเขาไม่มีรหัส ให้ค้นด้วยชื่อหรือรหัสนักเรียน

   ถ้าเจอในแถบ "รอ Stripe ยืนยัน" แปลว่าเขาจ่ายทางพร้อมเพย์และระบบกำลังรอ Stripe แจ้งกลับ ไม่ต้องทำอะไร ห้ามยืนยันด้วยมือ

   ถ้าเจอในหน้า "ค้างชำระ" และไม่มีสลิปเลย ให้บอกเขาว่าต้องแนบสลิปในแอปก่อน เครดิตจะเข้าหลังเจ้าหน้าที่ตรวจสลิป ไม่ใช่ทันทีที่โอน

   ถ้าไม่เจอรหัสนั้นเลย แปลว่าอาจยังไม่มีการตั้งรายการชำระเงิน ให้ส่งต่อให้ที่ปรึกษาของนักเรียน

3. 3

   สลิปถูกปฏิเสธไปแล้ว แต่ครอบครัวยืนยันว่าโอนจริง

   เปิดแถบ "ความเป็นมา" ของรายการนั้น อ่านหมายเหตุที่คนตรวจเขียนไว้ตอนปฏิเสธก่อน หมายเหตุจะอยู่ใต้บรรทัด "ตรวจสลิป"

   รายการที่ถูกปฏิเสธจะมีสถานะ "ไม่สำเร็จ" และเปิดตรวจซ้ำไม่ได้ ให้นักเรียนแนบสลิปใหม่เข้ามา สลิปใบใหม่จะเข้าคิวเป็นรายการรอตรวจอีกครั้ง ส่วนใบเก่ายังอยู่ในประวัติ ไม่หายไปไหน

4. 4

   รู้ตัวว่าอนุมัติผิดไปแล้ว

   ไม่มีปุ่มยกเลิกการอนุมัติ เครดิตเข้าไปแล้วและนักเรียนอาจจองเรียนไปแล้ว ยิ่งช้ายิ่งแก้ยาก

   ทำตามลำดับนี้ทันที: แจ้งหัวหน้างานและฝ่ายบัญชีพร้อมรหัสอ้างอิง · แจ้งที่ปรึกษาของนักเรียนให้รู้ว่าอาจต้องระงับการจองที่เกิดจากเครดิตก้อนนี้ · ถ้าใบเสร็จผิดด้วย ให้ยกเลิกใบเสร็จพร้อมเหตุผลที่อธิบายเรื่องทั้งหมด

   อย่าพยายามแก้เองด้วยการปฏิเสธสลิปใบอื่นของนักเรียนคนเดียวกัน หรือคีย์รายการใหม่มาหักล้าง สองอย่างนี้ทำให้รายงานกระทบยอดพังเพิ่มอีกชั้น

5. 5

   เปิดหน้าที่ไม่มีสิทธิ์

   ถ้ามีคนส่งลิงก์หน้าจอที่ไม่ใช่งานของคุณมาให้ เช่น รายงานการเรียนหรือหน้าตั้งค่า ระบบจะขึ้นหน้า 403 พร้อมข้อความว่า "คุณไม่มีสิทธิ์เข้าถึงหน้านี้"

   ใต้ข้อความจะบอกว่าไม่ใช่ข้อผิดพลาดของระบบ และมีลิงก์กลับหน้าแรก ไม่ต้องแจ้งใครว่าระบบพัง ถ้าคิดว่าควรเข้าได้จริง ๆ ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบเพื่อขอสิทธิ์

6. 6

   มีคนอื่นตรวจสลิปใบเดียวกันไปก่อน

   ถ้ากดบันทึกแล้วขึ้นว่า "สลิปนี้ถูกตรวจไปแล้ว กรุณารีเฟรชหน้าจอ" แปลว่ามีคนตัดสินใบนี้ไปก่อนหน้าคุณ

   รีเฟรชแล้วดูในแถบ "ความเป็นมา" ว่าใครตัดสินว่าอย่างไร ระบบกันไม่ให้เขียนทับกันโดยตั้งใจ

   ข้อความเดียวกันนี้ขึ้นได้อีกกรณีหนึ่ง: รายการถูกปิดไปทางอื่นระหว่างที่คุณเปิดหน้าค้างไว้ เช่น มีคนคีย์เป็นบัตร หรือ Stripe แจ้งกลับมา ระบบจะปิดสลิปที่ค้างให้เองพร้อมกัน